Jednostka Realizująca Projekt

Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Zabierzów

Jednostka Realizująca Projekt (JRP)

Inwestycje planowane do przeprowadzenia w ramach Projektu pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno – ściekowej w Gminie Zabierzów” działanie 2.3. Gospodarka wodno – ściekowa w aglomeracjach” oś priorytetowa II „Ochrona środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu” Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowiska 2014 – 2020 wymagają zarówno interdyscyplinarnego przygotowania jak i realizacji zgodnie z obowiązującym prawem.

Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Środowiska w sprawie zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków Funduszu Spójności, prawidłowa realizacja projektu powinna zostać zapewniona między innymi poprzez powołanie Jednostki Realizującej Projekt (JRP) zarządzanej przez Pełnomocnika d.s. Realizacji projektu.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ZAKRES OBOWIĄZKÓW JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT (JRP)

Biorąc pod uwagę zakres Projektu oraz specyfikę przygotowania i nadzoru zadań powołano:

  • Pełnomocnika ds. Projektu,
  • Jednostkę Realizującą Projekt,

zgodnie z przedstawionym poniżej schematem organizacyjny Jednostki Realizującej Projekt.

1. Pełnomocnik ds. Projektu - został powołany przez upoważniony organ statutowy Beneficjenta.

Zakres obowiązków:

  • Odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu.
  • Odpowiedzialność za powołanie JRP, określenie jej struktury organizacyjnej, zakresu praw i obowiązków, w tym niezbędnych instrukcji i procedur wdrażania Projektu.
  • Tworzenie warunków do wykonania obowiązków Beneficjenta, a w szczególności zapewnienie współfinansowania oraz spełnienie warunków umożliwiających realizację Projektu.
  • Reprezentowanie Beneficjenta wobec zewnętrznych organów Funduszu (posiada podpis uwierzytelniający wobec tych organów).
  • Nadzór nad całokształtem działalności JRP
  • Jest zobowiązany do uczestnictwa w posiedzeniach Jednostki Realizującej Projekt.

2. Jednostka Realizująca Projekt (JRP)

JRP jest odrębną jednostką stworzoną na bazie aktualnej struktury Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych SP. z o.o. w Zabierzowie. JRP jest odpowiedzialna za wdrożenie oraz realizację przedsięwzięcia zgodnie z zasadami stosowanymi przy przygotowaniu i nadzorze zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

1) Kierownik JRP - odpowiada za kierowanie pracą Jednostki Realizującej Projekt w sposób umożliwiający prawidłową realizację projektu pod względem administracyjnym, finansowym i technicznym.

Zakres obowiązków:

  • Kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP ( w tym przygotowanie procedur).
  • Przygotowanie i tworzenie warunków do realizacji Projektu.
  • Przygotowanie i aktualizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu.
  • Organizacja prac dotyczących przygotowania dokumentacji przetargowych dla wszystkich przetargów, założonych w harmonogramie realizacji Projektu.
  • Zapewnienie organizacji i udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji Projektu.
  • Zapewnienie warunków pracy dla kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.
  • Zatwierdzanie korespondencji i dokumentów przygotowywanych przez JRP,
  • Przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji projektu.
  • Zapewnianie warunków i ogólny nadzór nad przechowywaniem całości dokumentacji związanej z Projektem przez okres pięciu lat od zakończenia wdrożenia POIiŚ.
  • Prowadzenie promocji Projektu.
  • Prowadzenie monitoringu postępu prac w ramach projektu i przestrzeganie ich zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym.
  • Opracowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych JRP, w tym w szczególności: przepływu dokumentów, przepływu dokumentów księgowych, zatrudniania pracowników JRP.
  • Prowadzenie dokumentacji pracy JRP, w tym protokołów ze spotkań JRP, notatek służbowych.
  • Inne czynności zlecone przez Pełnomocnika ds. Projektu, wynikające ze specyfiki realizowanego projektu.

2) Zespół ds. technicznych

Zespół ds. technicznych w składzie: Kierownik techniczny, Młodszy specjalista ds. przygotowania inwestycji i zamówień.

Zakres obowiązków:

Kierownik techniczny

  • Przygotowywanie i tworzenie warunków do realizacji Projektu w zakresie praw do prowadzenia inwestycji (pozwolenia, zgody, inne decyzje administracyjne).
  • Bezpośredni kontakt z Inspektorami Nadzoru Inwestorskiego i Autorskiego.
  • Przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji technicznej Projektu.
  • Sprawdzanie poprawności merytorycznej i zgodności z umową o dofinansowanie wszystkich dokumentów wystawianych przez Wykonawców i Inspektora Nadzoru.
  • Nadzorowanie wykonania umów przez wykonawców, w szczególności w zakresie: terminu wykonania przedmiotu zamówienia, składania wymaganych dokumentów w określonych ustawowo terminach zapłaty należnych odsetek karnych.

Młodszy specjalista ds. przygotowania inwestycji i zamówień

  • Prowadzenie dokumentacji postępowań przetargowych w sposób przejrzysty, czytelny i zgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych.
  • Inne czynności z zakresu postępowań przetargowych i zamówień z wolnej ręki wynikające ze specyfiki projektu przekazane na piśmie przez Kierownika JRP.
  • Wykonywanie innych czynności zleconych przez Pełnomocnika ds. Projektu, Kierownika JRP.

3) Zespół ds. administracyjno – prawnych

Zespół ds. administracyjno – prawnych w składzie: Specjalista techniczny, Inżynier budowy

Zakres obowiązków:

Specjalista techniczny, Inżynier budowy

  • Obsługa kancelaryjna JRP w oparciu o obowiązującą instrukcję kancelaryjną.
  • Przechowywanie dokumentów JRP w ramach prowadzonego projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie archiwizacji dokumentów.
  • Sporządzanie na wniosek Kierownika JRP treści pism, notatek służbowych.
  • Inne czynności z zakresu obsługi administracyjnej projektu i JRP wynikające ze specyfiki projektu przekazane na piśmie przez Kierownika JRP.

4) Zespół ds. finansowych i rozliczeń

Zespół ds. finansowych i rozliczeń w składzie:

Główny księgowy, Młodszy księgowy, Specjalista techniczny, Inżynier budowy

Zakres obowiązków:

Specjalista techniczny, Inżynier budowy

  • Sporządzanie i aktualizacja planów płatności.

Główny księgowy, Młodszy księgowy

  • Podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania Projektu, zgodnie z planem płatności i harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji Projektu.
  • Dokonywanie weryfikacji formalno-rachunkowej faktur oraz dokumentów kontraktowych.
  • Przygotowywanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji finansowej Projektu.
  • Zapewnianie terminowej realizacji płatności zobowiązań Beneficjenta, wynikających z realizacji Projektu.
  • Prowadzenie dokumentacji finansowej projektu zgodnie z przepisami krajowymi, w tym w szczególności ustawą o rachunkowości i ustawą i finansach publicznych, i dokumentami programowymi Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
  • Opracowywanie niezbędnej dokumentacji finansowej wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu, w tym w szczególności: wniosków o przekazanie środków (płatność pośrednia, płatność końcowa).
  • Prowadzenie innych czynności finansowo-księgowych wynikających ze specyfiki projektu.

Decyzja o powołaniu Jednostki Realizującej Projekt została wydana w formie zarządzenia przez Prezesa Zarządu Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Zabierzowie, pełniącego jednocześnie funkcję Pełnomocnika ds. Projektu.. Zarządzenie określa zakresy czynności poszczególnych Pracowników Jednostki Realizującej Projekt. Szczegółowe warunki prowadzenia kontraktów (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, umowa pomiędzy zamawiającym - warunki szczegółowe, zasady prowadzenia, kontrolowania i raportowania robót budowlano - montażowych, zasady rozliczeń finansowych) będą ustalone przez Jednostkę Realizującą Projekt odpowiedzialną za wdrożenie projektu.